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面接当日(前日)の辞退はメールか電話で【例文あり】

こんにちは。今回は、「面接を辞退する際の電話・メールの仕方」について話していきたいと思います。

 

面接辞退について

面接前に急に予定が入ってしまったり、行くのが面倒くさくなってしまったりすることはありませんか?(笑)

そんな時に、面接辞退の旨をどのように伝えるか迷うときがあるかもしれません。

インターン面接を連絡なしでドタキャンしてしまえば、本選考はすぐに落とされてしまうかもという不安もありますしね。そのため、出来るだけ穏便にキャンセルを伝える方法を教えたいと思います。

面接辞退の連絡はメール?電話?

いち早く辞退する旨を伝えることができるのでますは「電話」をしましょう。

もしでなかった場合であれば、「メール」で連絡しましょう。

 

案外あっさりできる面接辞退

まず、面接官としても直前であったり、前日に学生から来る電話は「キャンセルの電話」ということはちゃんと理解しています。そのため、しつこく理由を聞いてきたり、ちゃんと理解してくれないということはないので、あまりビビらずに電話してもらって構いません(笑)

ただし、面接官が「本当にその理由なのか」と疑うことはあるかもしれません。本当に体調不良だったとしても「だるくなったんだな」「面倒くさくなったんだな」と思われる可能性もあります。出来るだけそういう疑いをもたれないために、面接辞退の際に伝えるべきことがいくつかあります。

 

面接辞退の連絡で伝えるべきこと

・理由

・「本当に行きたかった感」

・謝意

理由

電話にせよメールにせよ、面接を辞退する際にはしっかり理由を説明しましょう。もちろん本当に理由のある人はそれを素直に伝えることが良いと思います。ただし、「遊ぶ予定が入った」などと正直に言ってしまうのは常識的に考えてもダメですね(笑)

また、本当の理由でなくても何かしらの理由が欲しいという人は「身内の話」を持ち出すといいでしょう。

このあたりは面接官もあまり詳しく聞けない話なので、理由としては良いと思います。

最後に「電話でどう伝えたらいいかわからない」「メールの文面をどうしたらいいの?」という人のために、電話とメールでの面接辞退の伝え方をフォーマットにしているのでぜひ参考にしてください!

「本当に行きたかった感」

「本当にやむを得ない辞退である」ということが伝われば、面接官にマイナスな印象を抱かれずに済みます。そのため、理由を伝えるとともに、「本当に楽しみにしていた、受けたかった」という気持ちをぜひ伝えましょう。

謝意

これは基本ではありますが、仮にも相手は予定をわざわざ開けて面接をしようとしているので、その時間を無駄にしてしまうことへの謝意は伝えておきましょう。

 

電話・メールでの伝え方(フォーマット)

電話編

自分「もしもし、○○大学の△△と申します。」

面接官「こんにちは~どうなさいましたか?」

自分「実は本日○○時からの面接に伺う予定で、お会いできることを非常に楽しみにしていのですが体調不良により参加することが難しくなってしまいました。」

面接官「そうなんですね!わかりました。お大事になさってください」

自分「直前の連絡になってしまい本当に申し訳ありません。」

まずは名前と大学を伝えましょう。そして自分がいつ面接なのか伝えれば、ちゃんと誰であるかは理解してもらえます。あとは、先ほど上で述べた「伝えるべきこと」を盛り込みましょう。

メール編

件名

○○日○○時の面接について

本文

○○会社○○部様(○○様)

 

もしもし、○○大学の△△と申します。

本日○○時からの面接に伺う予定で、お会いできることを非常に楽しみにしていたのです

○○により参加することが難しくなってしまいました。

直前の連絡になってしまい本当に申し訳ありません。

ご確認のほどお願い致します。

 

まずは、「件名」と「宛先」をしっかりと明記しましょう。連絡先と宛先に関しては、マイページなどに記載されてることがほとんどです。宛先については名前までは記載されてはいませんが、部署などが書いてあるはずです。文末に困ったら「ご確認のほどお願い致します。」と書いておきましょう。

 

まとめ

以上が「メール電話での面接辞退の方法について」でした。面接を辞退するパターンはどんな理由であれ、どなたでも一回はあるかと思います。そのようなときに無理に悩みすぎず、こちらのほうを参考に面接辞退の旨を伝えていただけたらと思います。