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ESの効率的な作業方法

就職活動が始まり、書かなければならないエントリーシートが溜まってしまっている。

宿題と同じで溜まれば溜まるほどやる気はなくなっていきますよね。

そんな人のために、「効率的なESの作業方法」について説明していきたいと思います。

 

おすすめの管理方法はWord

近年は、学生が選考の際に書くESの量も非常に多くなっています。

「書かなければならないESが多すぎる」「締め切りに間に合わない」と困っている人も多いのではないでしょうか。

今回紹介するのは私が実践していたMicrosoftのWordを活用した作業方法です。

もちろん皆さんESを書くときはパソコンを使っていると思いますし、ワードも搭載されていると思うので、誰にでも実践可能な方法だと思います!

管理手順①エントリーシート準備時

①企業のエントリーシートをWordにコピー&ペースト

②表を使う

→ワードの「挿入」をクリック→「表」をクリック→ESの設問×2行分の表を指定する。

→その後、1行目に設問を記入→2行目に自分の回答を記入する

表でESを管理することで、何個もESを書いたときに見やすくなります。

これはあくまで個人としておすすめしているだけなので実践しなくてもかまいません。

 

管理手順②エントリーシート作成時

次にエントリーシートを作成するとき(複数作成することを前提としています。)におすすめの機能を紹介したいと思います。

これに関してはES作成が本当に効率化されるのでぜひ実践してみて下さい。

・「文字数検索」:文字を選択すれば、選択された文字列の文字数がわかる

・「検索機能を使う」:探したいキーワードを検索できる

・「見出し機能をつかう」:文字が多くなりすぎたなどの時に文章を折りたためる

 

「文字数検索」を使う

まず文字列を選択しましょう。

そうすると左下に51/65100文字と書いてあることが分かります。

これは、このワードのファイルは、文字数合計65100文字(私のワードファイルに基づいて作成しているのでやたら文字が多いです(笑))で、そのうち今選択した文字数が51字であることを指しています。

ESにはほとんどの場合文字数指定があるため、「自分が今何文字書いているか」確認したいときはこの機能を有効活用しましょう。

 

「検索機能」を使う

ガクチカなどの質問は、何度もESに出題されます。

その都度似たような質問について1から考えていくのは効率的ではありませんよね。

そのような時はこの「検索機能」を使って以前書いた内容を確認しましょう。

使えそうならそれをコピペして使いまわすだけでいいので、時間の節約になりますよね。

 

▶手順

「ホーム」右の「検索」をクリックor「Shiftキー」と「F5」を同時押し

→検索したい文字列を記入して「次を検索」をクリック。

 

「見出し機能を使って文字列を折りたたむ」

複数のESを管理して、ページ数が増えていくとカーソルを目一杯下げなければならないので少し面倒くさいです。

ESを複数記入した後は、この「見出し機能」を使って企業のESごと、または設問ごとに文字列を折りたためるようにしましょう。

 

▶手順

折り畳み機能を付けたい文字を選択→「ホーム」の「スタイル」から「見出し1」をクリック。

そうすると、文字列に「・」のマークと「◢」のマークが出てくる。

この「◢」マークを押せば折りたたむことができます。

こんな感じで。

 

まとめ

上でも言いましたが、ESを何度もこなす中で、「同じような質問が何回もされる」ということに気づくと思います。

そのような時に、いちいち初めから内容を考えるのではなく、以前の回答を素早く使い回すことでES作成が捗ります。

また、ESを何度も書くうちに、ESの質が上がっていき、自分にとって「使いまわせるES」が完成すると思われるので、数をこなしていくことは非常に重要です。

ちなみに使いまわせるES(テンプレ)は文字数ごとに用意しておくとさらに効率的にES作成を行うことができるでしょう。(ガクチカは200文字Verと400文字Verを用意するなど)